Slovenskej UX asociácii záleží na tom, aby dodávané UX služby naplnili klientské očakávania. Chceme, aby každý UX projekt posilnil dobré meno nášho fachu. Dobrá spolupráca začína od dobrého výberového konania. Preto sme sa rozhodli pripraviť krátke otázky a odpovede, ktoré sa nás často pýtate.
Aké špecifiká obsahuje špecifikácia UX obstarávania na analýzu?
Aké špecifiká obsahuje špecifikácia UX obstarávania na riešenie?
Ako sa uistiť, že moje výberové konanie vyhrá kvalitný dodávateľ?
Koľko potrebujú dodávatelia času na vypracovanie výberového konania?
UX vie byť nápomocné ešte v momente, keď nemáte presne definované, čo potrebujete. User Experience agentúra by vám v týchto situáciách mala priniesť pohľad zákazníka a nájsť prienik medzi jeho potrebami a vašimi biznisovými potrebami tak, aby ste adresovali problém, pre ktorý bol projekt iniciovaný. Preto odporúčame rozdeliť práce na vašom projekte na dve časti:
1. Analýza – Zadanie ešte neexistuje, vy pomenujete problém a úlohou UX dodávateľa je navrhnúť možné riešenia za účasti koncového používateľa.
2. Riešenie – Po analytickej časti si vyberiete riešenie, ktoré chcete rozpracovať. Poznáte rozsah a rámec, v ktorom sa projekt bude pohybovať. Spravidla sa v tejto fáze obstaráva aj IT dodávateľ. Nemusíte obstarávať každú časť samostatne, no nie je fér nútiť dodávateľa do odhadu ceny riešenia, ak nie je jasný rozsah a prístup, ktorý prinesie až analýza.
UX odporúčame obstarávať samostatne, čím získate na vašej strane silného partnera, obhajcu používateľov a biznis potrieb.
Oceníme, ak nám poskytnete čo najviac informácií na základe ktorých vieme správne adresovať vaše potreby:
Projektový rozpočet a koľko zdrojov máte alokovaných na UX služby
Popis vašej aktuálnej situácie
Hodnotu, ktorú vám projekt prinesie, napr.:
Naplnenie biznis cieľa
Riešenie konkrétneho problému
Deadline, dokedy treba doručiť túto hodnotu
Iný kontext, ktorý katalyzoval spustenie projektu (napr. nutnosť inovácie, zlepšenie webového sídla pre konkrétnu skupinu používateľov, dobehnúť technologický dlh a pod.)
Kto je alebo bude používateľom produktu alebo služby; na koho projekt cieli.
Uveďte akékoľvek projektové obmedzenia (technické, legislatívne, rozpočtové, a pod.)
Ak produkt alebo služba už existujú, uveďte:
Súčasný stav, v akej fáze životného cyklu sa produkt alebo služba nachádza
Obrazovky zákazníckych ciest, ktoré sú predmetom zákazky alebo prístup do systému
Uveďte problémy súčasného produktu či služby. Ak máte k týmto tvrdeniam dáta, poskytnite ich (analytické nástroje alebo spätná väzba používateľov).
Ak je váš projekt vo fáze problému, stačí dobre popísať problém a jeho kontext. Je úlohou UX agentúry zvoliť vhodný prístup na jeho adresovanie.
Špecifikácia prác na riešenie môže mať rôzne úrovne detailu (napr. aj podľa toho, či budete spolupracovať agilne alebo vo forme waterfallu). Preferujeme však, ak špecifikácia “nebetónuje” konkrétne funkcionality, pretože potreby používateľa, ktoré neskôr odhalí testovanie použiteľnosti, môžu byť odlišné voči tomu, čo je zapísané v špecifikácii. Betónovanie funkcionalít do špecifikácie obmedzuje kvalitu projektu. Vhodnou formou špecifikácie sú napríklad prípady použitia.
Uveďte aj:
Kto bude pracovať s výstupmi projektu a za akým účelom
Ako bude dizajn implementovaný treťou stranou, najmä ak existujú obmedzenia vo formátoch výstupov
Neobmedzujte prácu dodávateľa:
Vyžadovaním konkrétnych podstránok alebo počtu podstránok, obrazoviek, ktoré sú predmetom redizajnu. Počet obrazoviek nemusí prinášať projektu pridanú hodnotu.
Vyžadovaním konkrétneho počtu strán výstupu alebo dokumentácie. Počet strán negarantuje vyššiu pridanú hodnotu projektu.
Vyžadovaním viacerých alternatív vizuálneho štýlu dizajnov. Pridaná hodnota UX dodávateľa nie je primárne ukotvená vo vizualite. Ak vyžadujete iba vizualitu, možno je pre vás vhodnejším partnerom grafické štúdio.
Ak vás zaujíma kvalita, odporúčame dvojkolové výberové konanie.
V prvom kole využite K.O. kritériá na vyradenie firiem, ktoré nie sú pre vás relevantným partnerom.
V druhom kole výberového procesu odporúčame nastaviť hodnotiace kritériá ako kombináciu ceny a kvality v pomere 3:7. Ak v druhom kole vaším jediným výberovým kritériom nie je cena, preferujte osobné prezentácie, aby ste získali hlbšie porozumenie technického prístupu.
Pre prvé kolo výberového konania odporúčame zvoliť K.O. kritériá, ktoré vytvoria predselekciu dodávateľov, s ktorými chcete spolupracovať. Medzi K.O. kritériá môže patriť napr.:
Obrat spoločnosti v UX službách za posledné 3 roky. Odhadnite veľkosť svojho projektu a na jeho základe vyžaduje minimálny obrat spoločnosti.
Životopisy odborníkov, ktorí budú pracovať na vašom projekte. Popíšte, ktoré role predpokladáte na projekte, vyžadujte kto konkrétne bude na vašom projekte pracovať s ich osobnými referenciami a rokmi skúseností, ktoré majú v želanej disciplíne.
Nevyžadujte UX certifikáty. Keďže UX je nová doména, certifikačné autority nie sú plne etablované a kvalita certifikátov je kolísavá.
Na získanie kvalitného dodávateľa odporúčame, aby cenové kritérium zastávalo 30-percentnú váhu pri hodnotení.
Ak máte záujem o nákup kapacít, žiadajte sadzbu za hodinu alebo man-day sadzbu za rolu. Odporúčame vám, aby ste od dodávateľa vyžadovali aj modelový tím, aby ste lepšie porozumeli, ktoré role a v akej miere budú zapojené na realizovaní vášho projektu.
Ak máte záujem kúpiť dielo, poskytnite jeho detailnú špecifikáciu tak, ako uvádzame v odpovedi na otázku Aké špecifiká obsahuje špecifikácia UX obstarávania na riešenie?
Ak máte záujem o agilnú spoluprácu, detailne popíšte vašu situáciu, očakávaný výsledok práce a deadline. Dodávateľ musí odhadnúť, aký široký tím potrebuje na naplnenie vášho očakávania, pričom sa riadi projektovým deadlinom.
Na získanie kvalitného dodávateľa odporúčame, aby kvalitatívne kritérium malo 70-percentnú váhu pri hodnotení, pričom je rozdelené medzi technický prístup a scenár.
Technický prístup, ktorý dodávateľ vypracuje môže obsahovať:
Detailne popísaný prístup k riešeniu projektu, najmä navrhovanú metodológiu
Projektový prístup, najmä projektový manažment, ako bude tím organizovaný, aký manažment kvality využije
Skúsenosti s podobnými projektami, detailné referencie, rozsah prác a zapojenie dodávateľa v týchto projektoch
Projektový plán, najmä rozfázovanie prác, ako chce dodávateľ postupovať v čase (prosím, berte tieto informácie ako nezáväzné, nakoľko je vhodné, ak sa projektový plán mení, ak si to situácia vyžaduje)
Scenár, ktorý dodávateľ v rámci výberového konania vypracuje, môže byť menšie zadanie, ktoré pripraví, aby preukázal svoje schopnosti. Zadajte dodávateľovi problém a vyžiadajte si kompletnú dokumentáciu uvažovania alebo osobnú prezentáciu. Prosím, vyhnite sa zneužívaniu zadania na vypracovanie časti vášho projektového rozsahu pro-bono.
Poskytnite dodávateľovi aspoň 1 mesiac na vypracovanie podkladov.
Z povahy práce je UX multidisciplinárne, preto odporúčame, aby bolo výberové konanie hodnotené komisiou, v ktorej majú zastúpenie rôzni projektoví stakeholderi – biznis, technológia, komunikácia a pod. Ak je možné, špecifikujte ľudí, ktorí budú hodnotiť výberové konanie a definujte, aké sú ich zodpovednosti a kompetencie. Dodávateľovi to pomôže lepšie naplniť očakávania.
Ak dodávateľ vo výberovom konaní neuspel, ocení zdôvodnenie vášho rozhodnutia a ak stručne zhrniete priebeh hodnotenia.
Tento článok nie je vyčerpávajúci, a my to vieme. Chceme však, aby bol najmä praktický, a preto sa ho snažíme udržať v čo najmenšom rozsahu. Ak vám v ňom čokoľvek chýba, členovia SUXA vám radi pomôžu pri príprave UX obstarávania v rámci prípravných trhových konzultácií, ktoré sú férovým spôsobom spolupráce s dodávateľmi ešte predtým, ako si zvolíte vášho partnera. PTK sú win-win pre obe strany. Nám pomôžu, pretože RFI, RFP a reálny rozsah práce sa nebude zásadne líšiť, vám prinesie relevantné informácie priamo z trhu. Kontaktujte nás na hello@suxa.sk, radi vám pomôžeme s organizáciou PTK.